Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală în 10 pași simpli

În acest ghid de pregătire pentru inspecția fiscală vom detalia în ce constă acest control al ANAF și care sunt obligațiile contribuabililor în relație cu Fiscul.

Ce este inspecția fiscală

1. Inspecţia fiscală reprezintă o activitate desfășurată de inspectori ANAF, prin care aceștia verifică activitatea unei firme, PFA sau a unui alt tip de contribuabil/plătitor. Prin această activitate de control:

• se verifică legalitatea şi conformitatea declaraţiilor fiscale;
• se verifică dacă contribuabilul/plătitorul își îndeplinește corect și exact obligaţiile fiscale;
• se controlează dacă acesta respectă prevederile legislaţiei fiscale şi contabile;
• se verifică sau se stabilesc, după caz, bazele de impozitare etc.

Inspecţia fiscală se exercită asupra oricăror persoane şi entităţi, indiferent de forma lor de organizare, atât la contribuabili, cât şi la plătitori (adică acea persoană care, în numele contribuabilului, are obligaţia de a plăti / de a reţine şi de a plăti / de a colecta şi plăti, după caz, impozite, taxe şi contribuţii sociale).

De asemenea, plătitor este considerat şi sediul secundar obligat să se înregistreze fiscal ca plătitor de salarii şi de venituri asimilate salariilor, se arată în documentul „Ghid pentru inspecția fiscală” realizat de Direcția Generală Coordonare Inspecție Fiscală din cadrul ANAF.

Forme pe care le poate lua inspecția fiscală

2. În funcție de complexitate, inspecția fiscală poate fi generală sau parțială, notează ANAF în acest ghid de pregătire pentru inspecția fiscală. Astfel:

• inspecția fiscală generală reprezintă activitatea de verificare a modului de îndeplinire a tuturor obligaţiilor fiscale şi a altor obligaţii prevăzute de legislaţia fiscală şi contabilă ce revin unui contribuabil/plătitor, pentru o perioadă de timp determinată;
• inspecția fiscală parțială reprezintă activitatea de verificare a modului de îndeplinire a uneia sau mai multor obligaţii fiscale, precum şi a altor obligaţii prevăzute de legislaţia fiscală şi contabilă, ce revin unui contribuabil/plătitor pentru o perioadă de timp determinată.

Organul de inspecție fiscală este cel care decide asupra efectuării unei inspecţii fiscale generale sau parţiale, pe baza analizei de risc. Inspecţia fiscală se poate extinde asupra tuturor raporturilor relevante pentru impozitare, dacă acestea prezintă interes pentru aplicarea legislaţiei fiscale/contabile.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – obligațiile contribuabilului

3. Pentru a fi pregătiți pentru inspecția fiscală, este important ca reprezentanții diverselor entități să știe ce fel de documente pot fi cerute de inspectorii ANAF în timpul desfășurării inspecției fiscale.

Astfel, una dintre obligaţiile contribuabilului/plătitorului este de a pune la dispoziţie organului de inspecţie fiscală toate documentele care stau la baza calculării impozitelor datorate.

În vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligaţia de a pune la dispoziţia organului de inspecţie fiscală:

• registrele de evidenţă contabilă;
• documentele de afaceri;
• orice alte înscrisuri relevante pentru inspecţia fiscală.

Organul de inspecţie fiscală are dreptul de a solicita şi altor persoane înscrisuri, dacă starea de fapt fiscală nu a fost clarificată pe baza înscrisurilor puse la dispoziţie.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – cum se păstrează evidențele contabile

4. O altă obligaţie este de a conduce, a păstra şi a arhiva evidenţele contabile şi fiscale într-un mod adecvat.

Evidențele contabile și fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare, se arată în „Manualul de control fiscal” al ANAF.

Evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz:

• la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului;
• la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia;
• sau, în perioada 1 – 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declarațiilor fiscale.

În cazul în care evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic, contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze și să prezinte aplicațiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

În cazul facturilor emise și arhivate în format electronic, acestea pot fi păstrate și pe un server localizat în afara României, dar în interiorul Uniunii Europene. În acest caz, contribuabilul are obligația să comunice organului fiscal locul serverului unde sunt arhivate datele.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – ce înscrisuri se cer

5. După cum se arată în „Manualul de control fiscal” al ANAF, organul fiscal are dreptul de a solicita diverse informații și înscrisuri pentru stabilirea stării fiscale a contribuabilului/plătitorului.

ANAF definește aceste „înscrisuri” în sens larg, și menționează că prin înscris se înțelege orice document, indiferent de mediul în care este stocat, orice documente, acte, înscrisuri, registre și documente financiar-contabile în original, inclusiv înregistrări audio-video, precum și alte mijloace materiale de probă, care nu sunt interzise de lege, care fac dovada stabilirii, înregistrării și achitării obligațiilor fiscale de către contribuabil/plătitor.

Practic, în categoria înscrisurilor intră toate documentele și actele ce pot fi relevante în stabilirea stării fiscale a contribuabilului supus controlului.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – ce persoane au obligația de a furniza informații către ANAF

6. Cererea de furnizare a informațiilor se formulează în scris de către organul fiscal. În cerere, organul fiscal trebuie să specifice natura informațiilor solicitate pentru determinarea stării de fapt fiscale și documentele care susțin informațiile furnizate, atunci când acestea nu sunt deținute de organul fiscal.

Organul fiscal poate solicita prezența contribuabilului/plătitorului la sediul său pentru a da informații și lămuriri. Contribuabilul/plătitorul sau altă persoană împuternicită de acesta are obligația de a furniza organului fiscal informațiile necesare pentru determinarea stării de fapt fiscale reale.

Tot în vederea determinării stării de fapt fiscale, organul fiscal are dreptul să solicite informații și altor persoane cu care contribuabilul/plătitorul are sau a avut raporturi economice sau juridice, iar acestea au obligația de a furniza informațiile solicitate. Informațiile furnizate de alte persoane se iau în considerare numai în măsura în care sunt confirmate și de alte mijloace de probă.

Persoanele care pot refuza furnizarea de informații către ANAF

7. Totuși, soțul/soția şi rudele ori afinii contribuabilului/plătitorului până la gradul al treilea inclusiv pot refuza furnizarea de informații, efectuarea de expertize, precum şi prezentarea unor înscrisuri.

De asemenea, preoții, avocații, notarii publici, consultanții fiscali, executorii judecătorești, auditorii, experții contabili, medicii şi psihoterapeuții pot refuza să furnizeze informații cu privire la datele de care au luat cunoștință în exercitarea activităților. Cu excepția preoților, persoanele menționate pot furniza informații, cu acordul persoanei despre care au fost solicitate informațiile, mai notează Fiscul în „Manualul de control fiscal”.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – documentele necesare

8. Potrivit unui ghid realizat de Camera de Comerț și Industrie Vâlcea, printre documentele pe care le pot cere inspectorii ANAF, și pe care contribuabilii au obligația să le pregătească, se numără următoarele:

– Registrul de Evidență Fiscală, dacă societatea este plătitoare de impozit pe profit;
– Documente justificative pentru serviciile primite de către societate;
– Documente pentru cheltuielile efectuate în scopul promovării vânzărilor (politica comercială, politica campaniei promoționale, decizii interne);
– Certificatele de rezidență fiscală ale beneficiarilor de venituri (acestea trebuie să fie conforme cu cerințele legislației naționale);
– Documente justificative pentru cheltuielile estimate înregistrate în perioadele fiscale verificate (contracte, ordine de cumpărare);
– Documentele care au legatură cu amortizarea mijloacelor fixe (Registrul mijloacelor fixe, procese verbale de punere în funcțiune);
– Dosarul prețurilor de transfer;
– Documente ce justifică dreptul de deducere;
– Documente ce atestă scutirea de TVA;
– Corelații între balanțe, jurnale de TVA și declarații de TVA;
– Documentul care atestă plata TVA către bugetul de stat;
– Documente din care să rezulte calitatea beneficiarilor în cazul serviciilor intracomunitare, sediul activității/sedii fixe ale beneficiarilor serviciilor;

Documente aferente următoarelor situații:
– lipsuri de la inventar (decizii interne, note contabile, etc);
– pierderi tehnologice (decizii interne, decizii ale organelor abilitate pentru stabilirea normelor de consum, detalii tehnice ale utilajelor, etc);
– casarea mijloacelor fixe (decizii interne, note contabile, etc);
– reduceri comerciale și discount-uri (politicile aplicate, contracte, etc);
– sponsorizări (politici interne privind activitatea de sponsorizare).

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – cât durează inspecția

9. Durata efectuării inspecţiei fiscale este stabilită de organul de inspecţie fiscală, în funcţie de obiectivele inspecţiei, şi nu poate fi mai mare de:

• 180 de zile pentru contribuabilii mari, precum şi pentru contribuabilii/plătitorii care au sedii secundare, indiferent de mărime;
• 90 de zile pentru contribuabilii mijlocii;
• 45 de zile pentru ceilalţi contribuabili.

În cazul în care inspecţia fiscală nu se finalizează într-o perioadă reprezentând dublul perioadei prevăzute mai sus, inspecţia fiscală încetează, fără a se emite Raport de inspecţie fiscală şi Decizie de impunere sau Decizie de nemodificare a bazei de impunere.

În acest caz, organul de inspecţie fiscală poate relua inspecţia, cu aprobarea organului ierarhic superior celui care a aprobat inspecţia fiscală iniţială, o singură dată pentru aceeaşi perioadă şi aceleaşi obligaţii fiscale, cu respectarea termenului de prescripţie.

Perioadele în care inspecția fiscală este suspendată nu sunt incluse în calculul duratei acesteia. Inspecţia fiscală se efectuează o singură dată pentru fiecare tip de creanţă fiscală şi pentru fiecare perioadă supusă impozitării.

Ghid de pregătire pentru inspecția fiscală – obigații de plată

10. Dacă, în urma inspecției fiscale, ANAF a decis că plătitorul/contribuabilul are obligaţia de a plăti diferenţe de impozite, taxe, contribuţii sociale, precum şi dobânzile şi penalităţile de întârziere aferente acestora, contribuabilul/plătitorul este obligat să plătească sumele de bani respective.

Pentru diferenţele de impozite, taxe, contribuţii sociale şi pentru dobânzile şi penalităţile de întârziere stabilite, termenul de plată se stabileşte în funcţie de data comunicării acestora prin decizia de impunere.

Dacă data comunicării este cuprinsă în intervalul 1 – 15 din lună, termenul de plată este până la data de 5 a lunii următoare, inclusiv.

Dacă data comunicării este cuprinsă în intervalul 16 – 31 din lună, termenul de plată este până la data de 20 a lunii următoare, inclusiv.

Foto: Edar / Mohamed_hassan / pixabay.com

Dacă acest ghid de pregătire pentru inspecția fiscală vi s-a părut util, v-ar putea interesa și:

Ghid pentru utilizarea eFactura, în pași ușor de urmat
Ghid pentru stabilirea rezidenței fiscale pentru persoane fizice
Ghid pentru crearea contului REGES Online. Salariați și angajatori
Ghid pentru completarea declarației unice. Exemple, noutăți
Ghid pentru obținerea cetățeniei române. Condiții, acte, interviu
Cum să vinzi pe eMAG. Ghid în 11 pași simpli