Ghid pentru utilizarea eFactura, în pași ușor de urmat

În acest ghid pentru utilizarea eFactura vom detalia cum poate fi accesat și utilizat sistemul național de facturare electronică RO e-Factura creat de ANAF.

Ce este o factură electronică

RO e-Factura este un sistem naţional de facturare electronică, ce pune la dispoziția operatorilor economici un serviciu electronic pentru emiterea și primirea facturilor electronice. Ulterior, facturile trebuie transmise către ANAF prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

O factură electronică este un fișier electronic în format XML ce respectă standardul european EN 16931. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.

O factură electronică sub formă de fișier XML oferă conținutul facturii într-un set de date structurat, ceea ce asigură că informațiile furnizate pot fi transmise și primite electronic, precum și procesate și aprobate pentru plată în mod automat.

Cerințele pe care trebuie să le respecte o factură electronică

După cum se arată într-un ghid pentru utilizarea eFactura realizat de ANAF, facturile electronice trebuie create folosind un format de date care respectă următoarele cerințe:

• Standardul european (EN 16931);
• Termenii de utilizare pentru sistemul RO e-Factura de transmitere a facturilor;
• Cerințele naționale privind facturarea electronică RO_CIUS.

Așadar, factura electronică trebuie prezentată ca fișier XML structurat simplu. Prin sistemul e-Factura nu se pot transmite facturi în format PDF sau în alte formate.

Documentele justificative ale facturii sau atașamentele pot să fie încorporate în structura de date a facturii (ele nu sunt obligatorii din perspectiva standardului de facturare electronică). Ele nu pot fi trimise separat prin sistemul RO e-Factura.

Este important de știut că suma dimensiunilor tuturor fișierelor atașate nu trebuie să depășească 3Mb. Numărul maxim de documente încorporate care susțin factura este limitat la 50. Sunt permise următoarele tipuri de documente atașate:

• Aplicaţie/pdf;
• Imagine/png;
• Imagine/jpeg;
• Text/csv;
• Aplicaţie/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet;
• Aplicaţie/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet.

Ghid pentru utilizarea eFactura – cum se face accesul

Pentru a putea utiliza și accesa sistemul RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) și să dețină o semnătură electronică. Înregistrarea firmei în SPV poate fi făcută și prin împuternicirea unui contabil care deține semnătură eletronică.

După înscrierea firmei în SPV, emiterea/transmiterea unei facturi în format XML se poate realiza prin două metode, se arată în „Ghid privind utilizarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura”:

1. Prin utilizarea unei aplicații proprii, prin interconectarea acesteia cu sistemul RO e-Factura folosind o serie de micro-servicii sub forma unei API (Application Programming Interface);
2. Prin utilizarea aplicației puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

Cum se utilizează aplicația gratuită de la ANAF

Așadar, în cazul în care nu firma nu dispune de o aplicație proprie pentru generarea facturii electronice, reprezentanții săi pot utiliza aplicația gratuită pentru completarea datelor de facturare și transmiterea facturii electronice.

Ghid pentru utilizarea eFactura – generarea facturii

Accesul la aplicația de generare a facturii în format XML, pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor, nu necesită autentificare. Aplicația se regăsește pe portalul Ministerului Finanțelor, la acest link.

După ce accesează link-ul, utilizatorul trebuie să aleagă una dintre opțiuni: să acceseze aplicația web de completare simplificată a facturii electronice (variantă destinată în mod special companiilor ce nu utilizează în mod curent elemente operaționale complexe) sau aplicația web de completare electronică extinsă a facturii.

Ambele aplicații solicită informații generare precum numărul facturii, data emiterii facturii, numele vânzătorului, numele cumpărătorului, preț, cantitate sau detalii privind TVA. Aceste informații trebuie completate în căsuțele aferente de către utilizator.

Cerințe generale de conținut pe care trebuie să le respecte o factură electronică

Pentru a fi acceptată, o factură electronică trebuie să conțină informații relevante în procesul de identificare a celor doi parteneri: numele vânzătorului, identificatorul de înregistrare legală a vânzătorului, identificatorul de TVA al vânzătorului, identificatorul de înregistrare fiscală al vânzătorului, numele cumpărătorului, identificatorul de înregistrare legală al cumpărătorului, identificatorul de TVA al cumpărătorului.

Totodată, în unele cazuri trebuie să se ofere informații despre reprezentatul fiscal al vânzatorului: numele reprezentantului fiscal al vânzătorului, identificatorul de TVA al reprezentantului fiscal al vânzătorului, numele cumpărătorului.

Potrivit ghidului ANAF, căsuțele din secțiunea Detalierea TVA sunt precompletate pe baza valorilor înregistrate anterior, aici fiind furnizate și informații referitoare la valorile obținute prin agregarea pe tipuri de cote TVA.

După completarea tuturor căsuțelor obligatorii (marcate cu asterisc), se accesează secțiunea Generare Factură, care reprezintă ecranul final al aplicației. Aici pot fi atașate documente justificative suplimentare, de tip pdf, jpeg, png, csv, xlsx, odt sau pot fi introduse comentarii de tip text liber.

La final se apasă butonul Generare factură, care permite descărcarea pe calculator a fișierului XML.

Ghid pentru utilizarea eFactura – validarea facturii

La aceeași adresă de pe portalul Ministerului Finanțelor se regăsește și instrumentul numit Validare XML factură. Acesta permite verificarea facturii, indiferent dacă aceasta a fost generată utilizând aplicația pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor sau dacă a fost generată utilizând o aplicație proprie.

Se apasă butonul și se încarcă fișierului XML în sistemul RO e-Factura, prin upload din calculatorul propriu. Apoi se apasă butonul Validează, după care se va aștepta, astfel încât aplicația să ofere un răspuns pentru fișierul încărcat.

Ghid pentru utilizarea eFactura – trimiterea facturii

După verificare, factura trebuie trimisă în SPV. Pentru aceasta, este necesar ca utilizatorul să fie înregistrat în Spațiul Privat Virtual și să fie autentificat pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare RO e-Factura/RO e-Transport.

După autentificare trebuie selectat meniul Factura electronică, iar apoi opțiunea Trimitere factură.

După alegerea opțiunilor din listele puse la dispoziție în câmpurile Sintaxă XML (predefinit pentru standardul UBL) și CIF factură (se specifică CIF vânzător, având în vedere că un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe coduri de identificare fiscală) se va apăsa butonul Choose File și se va alege fișierul XML salvat pe calculatorul personal. La final se apasă butonul Transmitere XML Factură.

Aplicația va întoarce un răspuns cu privire la încărcarea cu succes a fișierului („fișierul a fost transmis cu succes și urmează a fi prelucrat”) și va emite un ID (index de încărcare) prin intermediul căruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii. Acest ID se va copia în câmpul „Verificare stare fișier transmis anterior”, după care se va apăsa butonul „Verifică”, la scurt timp afișându-se un mesaj de înștiințare care atestă prelucrarea facturii, se mai arată în ghidul ANAF.

Sistemul RO e-Factura atribuie automat un număr de identificare, denumit „Index de încărcare”, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului. Fișierele valide vor fi disponibile în sistem pentru descărcare pentru o perioadă de 60 zile de la momentul publicării în sistem.

Ghid pentru utilizarea eFactura – descărcarea facturii electronice

Pentru descărcarea unei facturi se accesează secțiunea „Factura electronică – Răspunsuri factură”, se selectează CIF-ul și numărul de zile pentru care dorește să se afișeze răspunsurile și se apasă butonul „Obține răspunsuri”.

După afișarea listei cu facturi încărcate, utilizatorul poate să descarce fișierele aferente unei facturi primite sau trimise în format XML și PDF.

Ghid pentru utilizarea eFactura – transformarea fișierului XML în PDF

Pentru o vizualizare facilă, fișierul XML poate fi transformat într-un fișier PDF cu ajutorul aplicației Transformare XML în PDF utilizând aplicația pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor. Aceasta este disponibilă la aceeași adresă din portalul ministerului.

Se apasă butonul Transformare XML în PDF, iar apoi se alege fișierul XML din calculator care trebuie transformat în PDF. Se apasă butonul Încarcă, iar apoi Descărcare PDF.

Ghid pentru utilizarea eFactura – sancțiuni

În prezent, termenul legal cerut de lege pentru depunerea facturii în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită legală prevăzută pentru emiterea facturii.

Întârzierea transmiterii facturilor electronice în sistemul RO e-Factura prin SPV este contravenție și se sancționează cu amendă, astfel:

• amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari;
• amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii;
• amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor se fac de către organele fiscale competente.

Foto: Cobanams / pixabay.com

Dacă acest ghid pentru utilizarea eFactura vi s-a părut util, v-ar putea interesa și:

Ghid pentru stabilirea rezidenței fiscale pentru persoane fizice
Ghid pentru crearea contului REGES Online. Salariați și angajatori
Ghid pentru completarea declarației unice. Exemple, noutăți
Ghid pentru obținerea cetățeniei române. Condiții, acte, interviu